Resumen de Notarias digitales: impacto de la transformación digital en el control y gestión del servicio público notarial en Colombia
Luis Giovanny Ortegón Cortázar
La tesis aplica las tecnologías de información y las comunicaciones en la administración pública: por una parte, da solución a problemas y necesidades de la gestión pública mediante la digitalización de procesos y por otra parte señala los efectos de dicha digitalización en el control y la gestión del servicio público notarial con objeto de fortalecer la transformación digital del Gobierno.
El dominio de investigación de esta tesis se encuentra en el sector notarial de Colombia donde se diseñaron, desarrollaron e implementaron 14 soluciones tecnológicas para el control notarial junto con la creación de tres servicios digitales que fortalecen la gestión del servicio público notarial para los ciudadanos.
Los principales problemas y retos que se identifican en el servicio público notarial son la falta de herramientas tecnológicas para controlar y administrar procesos, procedimientos, actividades, información, archivos y expedientes de forma efectiva y oportuna dado que dicha ausencia genera corrupción, falsificación de actos notariales, fuga de información, lentitud del servicio público, falta de entendimiento, quejas, reclamos, denuncias y otros factores relevantes en la actuación notarial.
Unido a las problemáticas del sector notarial, se presentan necesidades y desafíos a superar en la implementación de servicios públicos notariales como el control en la salida del país para menores de edad, administración de apostillas, control de sucesiones, control de licencias de construcción, control de la facturación electrónica, control en el papel de seguridad, control en el reparto notarial y la prestación del servicio público notarial por medios digitales en el marco de la aplicación de políticas, Leyes y regulaciones que existen en dicho sector público.
Con objeto de entender el concepto de transformación digital, la investigación hace una conceptualización del gobierno electrónico, gobierno digital, la digitalización de procesos, la transformación digital y su aplicación en el Gobierno de Colombia. En este sentido se establecen las bases conceptuales para establecer y medir el impacto de la transformación digital en la prestación del servicio público notarial.
Para poder identificar y medir el impacto de la transformación digital en el sector notarial fue necesario construir 17 proyectos tecnológicos donde por medio de la digitalización de procesos, digitalización de servicios, análisis exploratorio a partir del uso de aplicaciones y cambios en la cultura organizacional del sector notarial, se identificaron datos relevantes que están directamente relacionados con otros trabajos de investigación en transformación digital.
Una de las ventajas diferenciadoras o aportes de esta tesis con respecto a otras investigaciones de transformación digital es la profundidad y aplicación del modelo teórico de la transformación digital al sector público a través de las notarías puesto que de acuerdo con investigaciones recientes, existe un escaso número de artículos científicos que aborden los efectos de la transformación digital en el Gobierno; más allá de informes de consultoría.
La metodología aplicada en la investigación es descriptiva y exploratoria con un enfoque practico donde por medio del estudio de campo, la aplicación del marco teórico y la digitalización de 17 procesos se analizan 26 indicadores y 72 efectos percibidos por siete grupos de expertos en el campo notarial que permiten identificar el impacto de la transformación digital en el sector notarial.
Las conclusiones del trabajo de investigación confirman desde la práctica varios estudios realizados por expertos en transformación digital donde la digitalización de procesos y servicios fortalecen e impactan positivamente en la eficiencia del servicio, en el desempeño de los funcionarios, en la transparencia de los tramites, en la seguridad de los procesos, en el ahorro de dinero, en la participación ciudadana, en la cultura organizacional y en el gobierno de la información.
