Resumen de Decision-making support for the alignment of business-process-driven organization with strategic plans
José Miguel Pérez Álvarez
Los planes de negocio son documentos en los que los equipos ejecutivos de las organizaciones (BETs, por sus siglas en inglés), especifican todos y cada uno de los aspectos de la organización. Dos componentes muy importantes de los planes de negocio son el plan de operaciones y el plan estratégico. El plan de operaciones recoge, tanto las actividades/tareas que se pueden realizar en la organización, para proporcionar los productos o servicios que se ofrecen, cómo la forma en que se han de llevar a cabo estas actividades/tareas; El plan estratégico especifica la dirección y los objetivos de la organización, elabora objetivos e identifica estrategias para alcanzar éstos objetivos.
Las organizaciones siguen la dirección establecida sus planes estratégicos, pero debido a diversos factores, a menudo esto, mantener la dirección establecida es difícil. Uno de estos factores es la influencia de las personas, las cuales toman decisiones, en ocasiones basadas en su conocimiento local de la organización, sus experiencias previas y/o su intuición, en lugar de hacerlo mediante un análisis cuantitativo de cómo sus decisiones pueden afectar a la organización, y por tanto cómo de alineadas están con la dirección establecida. Esto hace que, en ocasiones, las decisiones no estén alineadas con la dirección marcada por la organización, y que además que ni se tenga constancia de este hecho.
En esta tesis doctoral se proponen metodologías y mecanismos para ayudar a las personas, a tomar decisiones alineadas con la dirección establecida por la organización. La consultora GartnerTM considera que la capacidad de ayudar en el proceso de toma de decisión es crucial para los sistemas que respaldan las operaciones de la empresa (BPMSs, por sus siglas en inglés). Por esta razón, las metodologías y mecanismos propuestos en esta tesis, se integran dentro con los BPMSs, como sistemas de ayuda a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés).
De un análisis sistemático de la literatura existente, se derivaron varias propuestas para la mejora de DSSs, y se identificaron tres tipos de decisiones que se toman en procesos de negocio, las cuales no están ampliamente respaldadas por los DSSs actuales: (1) decisiones que direccionan la instancia de proceso de negocio (BPI, por sus siglas en inglés); (2) decisiones sobre el valor de las variables de entrada; y (3) decisiones sobre qué proceso de negocio (BP, por sus siglas in inglés) ejecutar. En esta tesis se proponen tres DSSs, cada uno de ellos, alineado con uno de los tipos de decisión antes mencionados.
Los DSSs para el direccionamiento de BPIs constituyen uno de los campos de estudio más conocidos en el contexto de la toma de decisiones en BPs, sin embargo, las propuestas encontradas en la literatura, no permiten considerar el contexto en el que se está ejecutando la BPI, es decir, estas propuestas solo consideran la información relacionada con BPI en ejecución (es decir, sólo tienen en cuenta información local) y no consideran el estado global de la organización.
El DSS, para direccionar BPIs presentado en esta tesis, propone un lenguaje que permite definir variables, la cuales representan el estado global de la organización, y además mecanismos para utilizar éstas variables en las decisiones de direccionamiento de la BPI. Gracias a esto, las decisiones se pueden tomar de manera global a la organización.
Otro tipo de decisiones que se toman en BP está relacionado con elegir valores de entrada de los BP (por ejemplo, la cantidad a invertir o la cantidad de empleados que se asignan a una tarea). La elección de valores de entrada en BP puede influir directamente en que la empresa consiga los objetivos marcados, o no. Para determinar los valores más adecuados para las variables de entrada de los BP, se deben analizar tanto las instancias pasadas, como los modelos de procesos de negocio. En el DSS propuesto en esta tesis para decidir sobre los valores de entrada, la información extraída de instancias pasadas es utilizada utiliza para sugerir el rango de valores dentro del cual, el valor de la variable está alineado con los objetivos marcados por la organización. Dado que la información empleada para extraer el conocimiento de los BPI finalizados se almacena en bases de datos, también se propone una metodología para validar la alineación de los datos de estas instancias anteriores con el BP.
Los DSS descritos anteriormente están relacionados con las decisiones tomadas sobre BPI, es decir BP que se están ya ejecutando; sin embargo, la elección de qué BP se debe ejecutar, también constituye una decisión en sí misma. Esta decisión también puede afectar el estado de la organización y, por lo tanto, puede afectar el logro de los objetivos especificados en los planes estratégicos de la organización. Estas decisiones se conocen como decisiones de gobernanza, y también deben estar alineadas con los planes estratégicos. Con el fin de conseguir este alineamiento, en esta tesis se propone una metodología para modelar, tanto los BP, como la medida en que la ejecución de éstos afecta a los indicadores de la organización. Éste modelad lo hacen personas (expertos en negocios), por lo que en esta tesis también se proponen mecanismos para su validación respecto de la actividad de la organización en el pasado. El DSS propuesto para decisiones de gobernanza, se basa en la capacidad de simular estos modelos, para predecir el estado final de la organización en caso de ejecutar uno varios procesos de negocio, en un momento determinado.
Los DSSs y técnicas propuestas en esta tesis mejoran la capacidad de toma de decisiones en cuatro aspectos:
1. Ayudan a los usuarios a tomar decisiones alineadas con la dirección marcada por la organización, en función del estado general de la empresa y de lo que sucedió en el pasado.
2. Aseguran que las decisiones tomadas estén alineadas con los planes estratégicos, por lo que todas las personas involucradas en la organización toman decisiones de acuerdo con los objetivos definidos por la organización.
3. Aprovechan la información de ejecuciones pasadas de BP de la empresa, para mejorar la organización.
4. Aprovechan el conocimiento de las personas involucradas en la organización tienen del funcionamiento de la misma, al tiempo que permiten tomar decisión razonadas sobre por qué se toma realiza una acción u otra.
Por otro lado, estas técnicas están orientadas a: ser utilizadas por expertos del negocio, es decir, personas sin formación técnica; contribuir a una mejor comprensión de cómo las acciones realizadas en la organización pueden afectar el logro de los objetivos definidos; y a permitir que información del estado de la organización pueda ser utilizada por terceras aplicaciones.
Por último, destacar que las propuestas desarrolladas en el contexto de esta tesis y los ejemplos utilizados para ilustrarlas han sido extraídas de casos de empresas reales.
