Propuesta de una metodología para provisión de servicios de outsourcing de TI

Resumen

El mercado de outsourcing ha estado creciendo en los últimos años y se prevé que lo siga haciendo en los próximos, pero este crecimiento ha estado limitado por el fracaso de muchos proyectos que, en algunos casos, han llevado a las organizaciones a asumir de nuevo esos servicios (insourcing). Estos fracasos se han debido en gran parte a los problemas con los proveedores: falta de experiencia, de capacidades para asumir los proyectos, dificultad en la comunicación,… A diferencia de lo que ocurre en otras disciplinas, no existe una metodología que ayude, tanto a los clientes como a los proveedores de servicios de outsourcing de TI, a gobernar y gestionar sus proyectos y conseguir los resultados buscados. En los últimos años han aparecido, al mismo tiempo que la expansión del outsourcing, algunos modelos y marcos de buenas prácticas para la gestión de los proyectos de outsourcing, pero generalmente sólo cubren algunos aspectos de la gestión. No se los puede considerar metodologías, porque no definen roles, responsabilidades ni entregables. Por lo general, son el resultado de la experiencia en la gestión de otros tipos de proyectos. Hay que considerar también que, excepto eSCM-SP, que es un modelo de buenas prácticas para mejorar la capacidad en la provisión de servicios, están todos orientados al cliente. El objetivo de esta tesis es, por un lado, demostrar la necesidad de contar con una metodología que guíe a los proveedores durante todo el ciclo de vida un proyecto de outsourcing y, por otro, proponer una metodología que contemple desde la fase inicial de la búsqueda de oportunidades de negocio, evaluación de las propuestas RFP, la decisión de hacer una oferta o no para la prestación de servicios, la participación en la due diligence, la firma del contrato, la transición y la entrega de servicios, hasta la finalización del contrato. La metodología se ha organizado en base a un ciclo de vida del outsourcing de cinco etapas, definiendo para cada una de ellas los roles que participan y las responsabilidades que deberán asumir, las actividades a realizar y los entregables que se deberán generar, y que servirán de elementos de control tanto para la gestión del proyecto como para la provisión del servicio. La validación de la metodología se ha realizado aplicándola en proyectos de provisión de servicios de TI de una mediana empresa española y comparando los resultados obtenidos con los conseguidos en proyectos anteriores. ABSTRACT The outsourcing market has been growing in recent years and it is expected to keep doing so in the coming years, but this growth has been limited by the failure of many projects that, in some cases, has led organizations to take back those services (insourcing). These failures have been due to a major degree to problems with providers: lack of experience and capacity to take on the projects, and difficulties of communication. Unlike what happens in other disciplines, there is no methodology for helping both customers and providers of outsourcing services. In recent years, some good practice frameworks have also appeared at the same time as the expansion of outsourcing. They are not methodologies because they have not defined any roles, responsibilities and deliverables. These frameworks aim to help organizations to be successful at managing and governing outsourcing projects. They are usually the result of their experience in managing other kinds of projects. In consequence, it is not appropriate to name them "methodologies" for managing outsourcing projects and much less "standards". It is also important to note that all existing good practice frameworks, except eSCM-SP, are client-oriented. The aim of this thesis is to state the need to propose a methodology that guides providers throughout the whole outsourcing life cycle and facilitates the provision of quality services and their management, and the proposal of a methodology in which the stages, activities, deliverables, roles and responsibilities are clearly defined. The proposed methodology cover all the stages of the outsourcing life cycle, from the early stage of searching for business opportunities, evaluation of the RFP proposals, the decision to bid or not to bid for the service provision, participation in the due diligence if necessary, the signing of the contract, the transition and delivery of service to the termination of the contract. For each activity, roles, responsibilities and deliverables have been defined. The validation of the methodology has been done by applying it in the provision of some outsourcing projects carried out by a Spanish IT medium company and comparing the results with those obtained in previous projects.