Resumen de Propuesta metodológica para la realización de ontologías de procedimientos organizacionales con una aproximación al lenguaje natural (monpro)
Elisabeth Granados Pemberty
Antecedentes. Las organizaciones actuales mantienen relaciones con diversos actores que intervienen en la ejecución de sus procesos. Estas relaciones pueden presentarse dentro de la organización o incluso con terceros, haciéndolas más complejas. Esta complejidad trae consigo problemas inherentes como la correcta definición y gestión de los procedimientos organizacionales, el manejo de una jerga compartida y la capacitación constante de sus empleados, incluso actores ocasionales. Los costes asociados a la gestión de los procedimientos organizacionales son altos, ya que los mismos impactan desde las actividades operacionales hasta la toma de decisiones estratégicas.
Objetivo. La presente tesis doctoral, tiene como objetivo ayudar a gestionar los procedimientos organizacionales, a través de la creación de ontologías de dominio específico organizacional, que incluyan la jerga de todos los empleados de la organización para que soporte el entendimiento de la operación y los procedimientos de las mismas; así como, un mecanismo de consulta en lenguaje natural integrado con un sistema en línea.
Metodología. Para la definición del estado de la cuestión, se utilizó una revisión sistemática de la literatura en la cual se identifican, evalúan e interpretan todas las investigaciones disponibles relevantes para una pregunta en particular sobre la investigación, o área temática, o fenómeno de interés. Para el desarrollo de MONPRO, se tomó como referencia a (Niño, 2003), quien definió una metodología para la creación de modelos, que consta de cuatro pasos: Determinar el ámbito o realidad al cual se va a aplicar el modelo, definir el lenguaje para abstraer o representar el modelo, definir el modelo o la metodología y validar el modelo. Para la prueba de concepto se utilizó Agile Unified Process (AUP). Para la validación de la prueba de concepto, se utilizaron pruebas de rendimiento, prueba de usabilidad y validación de las respuestas obtenidas de la ontología por parte de expertos. Por último, se definieron dos experimentos para cada uno de los diferente casos de estudio en los que se ha validado la solución propuesta, uno para definir el desempeño de las respuestas esperadas de la ontología y el otro para definir si las respuestas obtenidas de la ontología, facilitan la operatividad diaria de los procedimientos organizacionales.
Solución. La solución propuesta es la metodología MONPRO, la cual busca ayuda de una manera fácil, rápida y sencilla, a que una persona con conocimientos básicos en informática, sin ser experta en la creación de ontologías, pueda seguirla paso a paso obteniendo ontologías que representan procedimientos que pueden ser accedidos por los empleados, interactuando en su propia jerga. Las metodologías genéricas actuales de construcción de ontologías implican profesionales con conocimientos específicos sobre su construcción e incluso la vinculación de expertos para crearlas, aumentando los costes relacionados.
La aplicación de MONPRO ofrece a los responsables de la operación de la organización, la posibilidad de facilitar la operativa diaria de acuerdo con los lineamientos basados en el conocimiento disponible en los procedimientos organizacionales sistematizados, prometiendo escenarios prácticos y situaciones factibles que generan mayor comprensión de la operación de la organización y las disposiciones a seguir con respecto a las alternativas seleccionadas por parte de los supervisores operativos. Al presentar la metodología, se hace hincapié en la sencillez de su aplicación y el mejoramiento de la comprensión de los procedimientos organizacionales al adaptarse a la jerga de los diferentes empleados.
Pruebas. Para la prueba de la metodología se tomaron tres casos de estudio: El procedimiento “Presentación y Defensa de la Tesis Doctoral de la Universidad Carlos III de Madrid, en Leganés–España - UC3M” el procedimiento “Gestión de grupos de investigación de la Vicerrectoría de Investigaciones de la Universidad del Cauca” en Popayán-Colombia y el procedimiento “Mantenimiento Preventivo” de la Empresa XYZ en Medellín-Colombia.
Resultados. A parte de la propuesta Metodológica para Soportar el Desarrollo de Ontologías de Procedimientos Organizacionales a través de una aproximación al lenguaje natural (MONPRO), que es el objetivo general de esta Tesis, se tienen: Un procedimiento para hacer procedimientos organizacionales, una interfaz que permite al usuario acceder a la ontología de procedimientos organizacionales a través de una aproximación basada en lenguaje natural o del propio lenguaje natural (HIPROOR) y unos indicadores para evaluar si la solución propuesta facilita la operativa diaria en el uso de los procedimiento organizacionales.
